A Reforma Tributária começa a sair do campo das discussões legislativas e entrar efetivamente na rotina das empresas. Com o início da obrigatoriedade de preenchimento dos campos referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) nas notas fiscais eletrônicas, companhias precisam adaptar sistemas, revisar cadastros e preparar equipes para uma mudança que deverá acompanhar o ambiente empresarial brasileiro pelos próximos anos.
Segundo Gustavo Portugal, advogado especialista em Direito Tributário e Empresarial e sócio-fundador do GMP G&C Advogados Associados, 2026 funciona como um período de testes do novo sistema tributário. As notas fiscais eletrônicas passam a trazer o destaque de uma alíquota-teste de 1%, dividida em 0,9% de CBS e 0,1% de IBS. “Isso não representa aumento de impostos neste momento, pois os valores poderão ser compensados com tributos atuais, como o PIS e a Cofins”, explica.
De acordo com Portugal, a implementação ocorre de maneira escalonada. Desde 3 de agosto de 2026, a obrigação alcança empresas dos setores de comércio, indústria e transporte enquadradas no regime normal de tributação, como Lucro Real e Lucro Presumido. Para as notas fiscais de serviço (NFS-e), a regra entra em vigor a partir de 1º de outubro. Já as empresas do Simples Nacional terão até 1º de janeiro de 2027 para se adaptar à emissão com os novos campos.
Falha na adaptação pode impedir empresa de faturar
Embora multas sejam uma preocupação natural diante de uma nova obrigação fiscal, Portugal chama atenção para um risco ainda mais imediato: problemas na emissão das notas podem afetar diretamente a operação das empresas. Neste primeiro momento, segundo o advogado, Receita Federal e Comitê Gestor adotam uma postura de flexibilização transitória, evitando a rejeição automática das notas pelos sistemas das secretarias de Fazenda devido à ausência dos novos campos. A tolerância, porém, não deve ser interpretada como sinal de que a adaptação pode ser adiada.
“O maior risco imediato não é apenas financeiro, mas operacional: a empresa pode ficar impedida de faturar. Quando a validação for ativada de forma rigorosa, notas fora do padrão serão rejeitadas, travando vendas e prestação de serviços”, alerta Portugal.
Em relação às penalidades por erros no preenchimento, o especialista explica que o Fisco está adotando uma lógica de “conformidade cooperativa”. Nesses casos, as empresas deverão ser notificadas e terão prazo de 60 dias para corrigir a situação antes da aplicação efetiva de multa.
Reforma exige mudanças que vão além do sistema de emissão de notas
A adaptação também não deve ficar restrita aos departamentos fiscal e contábil. Para Portugal, empresas precisam aproveitar o período de transição para revisar diferentes áreas do negócio. “A transição não é um período para esperar, mas para agir”, afirma.
Do ponto de vista tecnológico, será necessário atualizar sistemas de gestão, os chamados ERPs, de acordo com os novos leiautes técnicos exigidos pelo governo. Cadastros de produtos e serviços também precisarão passar por uma revisão detalhada para reduzir a possibilidade de classificações fiscais incorretas.
As mudanças chegam ainda aos contratos. Um dos motivos é o princípio da tributação no destino adotado pelo novo sistema, pelo qual a arrecadação passa a considerar o local onde está o consumidor, e não simplesmente onde a empresa está sediada. “Cláusulas de precificação, repasse de custos e responsabilidades tributárias precisarão de aditivos para evitar perdas financeiras no futuro”, explica o advogado.
A análise contratual ganha importância principalmente porque a transição será longa e exigirá das empresas capacidade para antecipar como a nova estrutura tributária poderá afetar preços, margens e relações comerciais.
Cadastro incorreto está entre os principais riscos
Entre os problemas esperados nesta primeira etapa, Portugal aponta cadastros desatualizados, classificação fiscal incorreta de produtos e dificuldades de integração entre os sistemas utilizados atualmente pelas empresas e os novos campos de IBS e CBS.
Outro erro, segundo ele, é considerar que empresas do Simples Nacional podem simplesmente ignorar as mudanças até 2027. Mesmo antes de precisarem emitir seus próprios documentos fiscais com as novas informações, essas empresas passarão a receber notas de fornecedores que já trazem IBS e CBS e, portanto, precisarão estar preparadas para processar os dados.
Para reduzir os riscos, Portugal recomenda uma atuação integrada em três frentes: aproximar departamentos de tecnologia e fornecedores de software das assessorias contábil e jurídica; realizar testes em ambientes de homologação, simulando operações antes que elas tenham efeitos fiscais; e capacitar as equipes responsáveis pelo faturamento.
Empresas terão que conviver com dois sistemas
A complexidade aumenta porque a implantação de IBS e CBS não significa o desaparecimento imediato dos tributos atuais. Durante a transição, empresas precisarão lidar simultaneamente com regras antigas e novas. “É a verdadeira ‘prova de fogo’ da Reforma. É o momento em que a teoria sai do papel e entra nos servidores das empresas e do governo”, avalia Portugal.
Na prática, empresas e desenvolvedores de sistemas terão que trabalhar em um “regime duplo”, calculando e declarando tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS ao mesmo tempo em que incorporam as exigências relacionadas ao IVA Dual, formado por IBS e CBS.
A dimensão do desafio não se restringe ao setor privado. Para Portugal, o próprio Fisco terá pela frente uma operação tecnológica de grande escala. “A infraestrutura nacional precisará suportar o cruzamento de um volume colossal de dados novos, conciliando o ambiente federal, da Receita, com o estadual e municipal, do Comitê Gestor, sem que os servidores fiquem instáveis”, conclui.
